logo safety first Indonesia

PT Safety First Indonesia
16 Januari 2021 / Informasi Safety First Indonesia / Yogyakarta

Pengertian Audit Bedasarkan ISO 19011 : 2018




Standar dan Pengertian Audit Berdasarkan ISO 19011: 2018

 

Halo Teman Safety kali kita akan membahas tentang Pengertian Audit Berdasarkan ISO 19011:2018, mulai dri Pengertian Audit, Tujuan, Standar Audit, Prinsip Audit hingga Jenis Audit, simak baik – baik ya.

Pengertian Audit

Pengertian Audit adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi (ISO 19011: 2018 Klausul 3.1). Audit dapat juga diterjemahkan sebagai suatu positive reinforcement (kritik yang membangun) terhadap Auditi untuk selalu melakukan perbaikan yang terus menerus (continues improvement).

Berdasarkan pengertian audit di atas, sistematis artinya dilakukan berdasarkan prosedur yang terencana. Mandiri artinya dilaksanakan secara independen. Objektif artinya proses evaluasi temuan audit berdasarkan catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit tanpa didasari oleh bukti yang kuat.

Tujuan Audit

Tujuan audit terdiri dari beberapa hal:

  1. Memeriksa kesesuaian antara standar, regulasi, prosedur dengan kondisi penerapan di lapangan
  2. Menjamin konsistensi dalam penerapan di lapangan
  3. Mencari poin-poin untuk peningkatan dan perkembangan terhadap kondisi di lapangan
  4. Mematuhi peraturan dan perundangan pelaksanaan audit
  5. Sebagai pemenuhan permintaan dari pelanggan atau pasar

Standar Audit

Standar yang digunakan sebagai panduan pelaksanaan audit adalah ISO 19011:2011 atau yang terbaru 19001:2018. Di Indonesia, standar ini sudah diadopsi menjadi SNI ISO 19011:2012. Standar ISO 19011 ini dapat diterapkan untuk pelaksanaan audit internal maupun audit eksternal. Audit yang dilakukan haruslah independen, berarti auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Auditpun harus dipahami sebagai proses menilai kesesuaian terhadap suatu persyaratan, jadi bukanlah proses untuk mencari kesalahan di organisasi/perusahaan. Jadi, tidak tepat kalau seorang auditor ditargetkan untuk mendapatkan sejumlah Temuan (tentu ini maksudnya adalah Ketidaksesuaian) dalam suatu pelaksanaan audit.

Prinsip Audit

7 Prinsip Audit

  1. INTERGRITY
  2. FAIR PRESENTATION
  3. DUE PROFESSIONAL CARE
  4. CONFIDENTIALITY
  5. INDEPENDENCE
  6. EVIDENCE BASED APPROACH
  7. RISK BASED APPROACH

Berikut ini merupakan Prinsip Audit berdasarkan ISO 19011: 2018. Auditor harus memegang teguh prinsip-prinsip diatas dalam pelaksanaan audit. Auditor harus berintegritas, jujur, kemudian harus menyampaikan sesuai apa yang diamati di lapangan. Auditor juga harus menjaga semua informasi yang didapatkan selama audit tetap rahasia. Rahasia dari siapa? Menjaga tetap rahasia dari pihak” lain yang tidak berkepentingan. Informasi yang diperoleh dalam audit hanya untuk keperluan audit saja. Tidak boleh dishare ke orang lain diluar auditi dan auditor dan pihak terkait lain.

Audit juga harus selalu independen dan semua temuan harus didasarkan atas bukti yang kuat. Dalam penyampaian hasil audit, auditor harus selalu menyampaikan bukti audit dengan akurat  dan dapat diverifikasi. Berbeda dengan ISO 19011 sebelumnya, pada ISO 19011: 2018 terdapat tambahan prinsip yaitu risk based approach. Dimana pendekatan ini mempertimbangkan risiko dan peluang. Artinya panduan audit sistem manajemen ini juga menyesuaikan dengan pendekatan sistem kekinian yang telah berkembang di dunia.

 

KOMPETENSI AUDITOR

Auditor internal harus mendampingi pelaksanaan tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditi termasuk memberi saran, memantau dan juga memastikan sesuai jadwal. Auditor pun harus dievaluasi. Koordinator program audit dapat melakukan evaluasi kinerja auditor sehingga auditor yang performa dan kemampuannya kurang dapat diganti oleh auditor lain.

Kompetensi yang harus dimiliki oleh auditor dalam ISO 19011: 2018 dalam klausul 7.2 meliputi Personal behavior dan Skill and knowladge. Namun secara umum kompetensi yang dimaksudkan adalah:

  • Pemahaman tentang standar sebagai kriteria audit
  • Pemahaman kriteria audit lain mencakup regulasi terkait dan dokumen internal
  • Pemahaman proses yang akan diaudit
  • Pengalaman melakukan audit
  • Kecakapan dalam berkomunikasi dan
  • Berperilaku profesional seperti open minded.

Penunjukan auditor melalui surat pengangkatan atau Letter of Appoinment harus didasarkan pada pemenuhan personil terhadap kriteria kompetensi auditor. Kriteria ini didesain oleh masing-masing perusahaan berdasarkan cakupan yang dijelaskan diatas. Kalau auditor hanya asal ditunjuk dan juga perusahaan tidak mau meningkatkan kompetensi auditor melalui training atau semacamnya, tentu perusahaan tidak akan mendapat benefit yang maksimal dalam pelaksanaan audit.

JENIS AUDIT

 Audit berdasarkan bentuk independensi nya dapat dibagi menjadi 3 yaitu Audit Pihak 1, pihak 2 dan pihak 3.

  • pihak 1 disebut juga sebagai Audit Internal, adalah proses audit yang dilaksanakan oleh perusahaan sendiri untuk keperluan evaluasi internal. Audit internal ini sebaiknya menggunakan auditor yang merupakan karyawan perusahaan tersebut.
  • Audit pihak 2 disebut juga Audit Pemasok. Merupakan bentuk audit yang dilakukan oleh pelanggan terhadap pemasoknya untuk memastikan kinerja pemasok dalam memberikan produk atau jasa sesuai dengan ketentuan pelanggan. Audit Pihak 2, seperti juga audit pihak 1 dimana pihak yang mengaudit memiliki kepentingan terhadap kinerja pihak yang diaudit.
  • Audit Pihak 3 adalah bentuk audit yang dilakukan dalam proses sertifikasi. Dilaksanakan oleh lembaga yang independen terhadap pihak yang diaudit. Lembaga independen ini, disebut sebagai lembaga sertifikasi tidak memiliki kepentingan atas kinerja perusahaan/instansi yang diaudit.

dalam, ISO 19011: 2018 ini juga menetapkan jenis audit lain yaitu:

  • Combined Audit atau Audit Kombinasi yaitu audit yang dilakukan terhadap 1 auditi pada 2 atau lebih sistem manajemen yang berbeda dalam 1 tim audit atau dengan kata lain dapat dikatakan sebagai audit terintegrasi, dimana 2 atau lebih sistem manajemen diintegrasikan ke dalam satu sistem manajemen. Misalnya Audit ISO 45001, ISO 9001 dan ISO 14001 dilakukan dalam satu waktu.
  • Joint Audit atau Audit Bersama Audit yang dilakukan terhadap 1 auditi oleh dua tim audit. Ketika audit bersama dilakukan, penting untuk membuat kesepakatan di antara tim/pihak yang melakukan audit sebelum audit dimulai, seperti tanggung jawab spesifik masing-masing pihak, khususnya yang berkaitan dengan wewenang pemimpin tim yang ditunjuk untuk audit.

Tentunya kedua audit diatas bertujuan untuk efisiensi waktu pelaksanaan audit. Namun, pada combined audit, auditor harus mempertimbangkan kemungkinan dampak temuan pada suatu kriteria bilamana kriteria mempengaruhi sistem manajemen lainnya. Sehingga harus disepakati apakah temuan tersebut harus dipisahkan atau dapat dijadikan satu temuan.

AUDIT FINDING ATAU TEMUAN AUDIT

Apakah definisi temuan audit? Mengapa kalau saat closing meeting audit muncul temuan yang banyak maka kita merasa khawatir? Apakah temuan berarti kesalahan?

Seperti yang tercantum pada gambar diatas. Berdasarkan klausul 6.4.8, audit finding atau temuan audit itu terdiri dari 3 yaitu:

  1. Conformity atau Kesesuaian
  2. NonConformity atau Ketidaksesuaian
  3. Opportunities for Improvement atau Peluang Peningkatan

Temuan audit adalah hasil evaluasi atas bukti yang didapatkan dalam audit yang dibandingkan dengan kriteria audit. Saat melakukan audit, auditor melakukan investigasi untuk mendapatkan bukti-bukti penerapan sistem manajemen di perusahaan. Setelah bukti-bukti penerapan didapatkan, kemudian auditor akan mengevaluasi apakah bukti tersebut memenuhi atau tidak memenuhi persyaratan/kriteria audit seperti SMK3, SMKP, ISO 9001 dll.

Contoh: Jika bukti penerapan pada suatu proses SMK3 (PP No 50 Tahun 2012) memenuhi persyaratan maka auditor menyimpulkan proses tersebut SESUAI dengan SMK3. Di saat inilah sudah muncul TEMUAN audit, karena SESUAI merupakan hasil evaluasi bukti penerapan dimana bukti tersebut memenuhi syarat SMK3, sehingga dikatakan Temuannya merupakan suatu KESESUAIAN.

Sebaliknya, jika Bukti penerapan SMK3 pada suatu proses tidak memenuhi persyaratan SMK3, maka auditor menyimpulkan proses tersebut TIDAK SESUAI dengan SMK3. Ini juga sudah merupakan TEMUAN karena TIDAK SESUAI juga merupakan hasil evaluasi atas bukti penerapan, dimana auditor yakin bahwa bukti tersebut tidak memenuhi syarat SMK3. Temuannya merupakan sebuah KETIDAKSESUAIAN.

Lebih lanjut, dalam audit mungkin juga bertemu kondisi dimana bukti-bukti penerapan SMK3 pada suatu proses sudah SESUAI dengan persyaratan SMK3, tetapi menurut Auditor bisa ada praktik atau cara lain yang lebih baik/lebih efektif/lebih efisien dalam menerapkan SMK3 pada proses tersebut. Pada situasi inilah muncul Temuan yang berupa PELUANG PENINGKATAN atau OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT (OFI).


Demikian pembahasan dari mimin untuk Audit Bedasarkan ISO 19011 : 2018 yang dirangkum dari berbagai sumber. Apabila Teman Safety minat dengan pelatihan Auditor, PT Safety First Indonesia membuka pelatihannnya nih bisa cek disini ya Pelatihan Auditor Terbaik.

Safety Is My Life

PT SAFETY FIRST INDONESIA

Whatsapp 0822 – 4111 - 2918